Nieuwsberichten

Taalunie adopteert project 'Begrijpelijke formulieren'

15/04/2011

Ruim tachtig belangstellenden waren erbij toen projectleider Tanja Timmermans namens minister Donner het project 'Begrijpelijke formulieren' symbolisch in handen gaf van Linde van den Bosch, algemeen secretaris van de Nederlandse Taalunie. Dat gebeurde tijdens het symposium 'Communiceren in mensentaal' in de Beurs van Berlage in Amsterdam.

Symposium

Het symposium stond stil bij de vraag hoe de Taalunie de overheid kan helpen bij het streven naar communicatie in begrijpelijke taal. Uit een korte discussie over de geschiktste term bleek al hoe moeilijk het kan zijn om het eens te worden over iets waarover eigenlijk al eensgezindheid bestaat. Iedereen in het publiek, dat vooral bestond uit voorlichters, tekstschrijvers en taalonderzoekers, vindt dat het taalgebruik van de overheid duidelijker en beter moet, maar de keuze tussen 'klare taal' of 'begrijpelijk', 'eenvoudig', 'gewoon' of 'goed' Nederlands ligt niet voor de hand.

Tanja Timmermans van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) lichtte toe wat het project had beoogd en bereikt. Zij toonde de deelnemers een kort filmpje waarin de uitstekend geïntegreerde Achmed worstelt met een formulier waarmee hij toestemming moet vragen voor de verbouwing van zijn keuken. Termen als 'instandhoudingstermijn van het bouwwerk', 'rechtspersoon', 'borstwering' en 'bescheiden (documenten)' zorgen voor grote begripsproblemen.

Uit Vlaanderen spraken twee medewerkers van de Dienst Taaladvies, Dirk Caluwé en Kristien Spillebeen, over het 'noodzakelijk kwaad' dat formulieren nu eenmaal zijn. Hun dienst speelt een grote, en voor de Vlaamse overheid verplichte, rol bij de zorg voor correct taalgebruik door Vlaamse overheidsdiensten. De dienst geeft adviezen en beoordeelt formulieren op begrijpelijkheid, wat de toekenning van het keurmerk 'begrijpelijk formulier' kan opleveren. Voor leidinggevende ambtenaren is een hoog percentage begrijpelijke formulieren op hun afdeling een beoordelingscriterium voor kwaliteit. De Dienst Taaladvies verwacht veel van de digitalisering van formulieren. Op dit moment bestaat het leeuwendeel van de formulieren nog uit Word-documenten.

Hoogleraar bedrijfscommunicatie Carel Jansen betoogde dat er de afgelopen jaren veel is verbeterd, maar dat er nog veel te doen valt. Bij de ergste voorbeelden van hoe het niet moet (goed voor een lach in de zaal), vertelde hij dat ze uit intussen verouderde formulieren afkomstig waren. Volgens hem onderschatten veel organisaties hoe schadelijk een slecht formulier kan zijn voor de organisatie. Hij stond stil bij het NWO-programma Begrijpelijke Taal, dat binnenkort van start gaat.

Begrijpelijke formulieren

BZK startte het project drie jaar geleden met het verzamelen van formulieren die ambtenaren zelf al veel te onduidelijk vonden. Analyse daarvan en toetsing aan gebruikerspanels, leidde tot verschillende hulpmiddelen voor ontwerpers van nieuwe formulieren. Er is een website waarop modellen te vinden zijn en er is de zogenaamde formulierenwaaier. Gedurende het project is regelmatig een nieuwsbrief verschenen en er zijn workshops voor ambtenaren georganiseerd. Er is een 'formulierenbeheersinstrument' ontwikkeld dat het verdient om te worden doorontwikkeld van prototype naar een gebruiksversie 1.0.

De overdacht van het project aan de Taalunie waarborgt continuïteit, doorontwikkeling en integratie in eigen voorzieningen, zei Johan Van Hoorde. Het project vult de huidige publieksdiensten van de Taalunie op het gebied van taaladvies aan. Het past in het voornemen van de Taalunie om overheden te helpen bij het produceren van correcte, begrijpelijke en lezersgerichte teksten.

Worden formulieren nu simpel?

De veronderstelling dat alle problemen op te lossen zijn met eenvoudig taalgebruik, is een illusie. Volgens Carel Jansen veronderstellen ontwerpers van formulieren allerlei eigenschappen bij de invullers die er in de praktijk niet of nauwelijks zijn. De achtergrondkennis en (lees- en schrijf-)vaardigheden van de potentiële invullers worden meestal overschat en vooral de attitude waarmee men zich aan het invullen zet, wordt vaak verkeerd ingeschat. Wie een formulier moet invullen, is doorgaans niet gemotiveerd om geconcentreerd een optimale prestatie te leveren. Men wil met een minimum aan inspanning zo snel mogelijk aan een vervelende verplichting voldoen. Hoe gemakkelijk het ontwerp van een formulier tot verkeerd invullen kan verleiden, wordt fraai geïllustreerd door Johan Van Hoorde. Hij meldde dat 75% van de mannelijke deelnemers aan het symposium zich had aangemeld als vrouw. Het aanmeldingsformulier op de website had namelijk de gebruikelijke volgorde 'man/vrouw' omgedraaid en gewoontegetrouw hebben de meeste mannelijke invullers de eerste mogelijkheid aangevinkt. Dit voorbeeld toont ook aan dat niet alleen taalgebruik een rol speelt bij het ontwerpen van een goed formulier. De vormgeving is zeker zo belangrijk.

Een reden waarom het nooit zal lukken om alle formulieren zo eenvoudig te maken dat iedereen ze probleemloos kan invullen, is de ingewikkeldheid van de regelgeving. Veel regelgeving is het resultaat van politieke compromissen. Het is juist de verfijning van regels die ze ingewikkeld maakt. Als bepaalde groepen invullers van een formulier onder bepaalde voorwaarden een beroep kunnen doen op een uitzonderingsclausule, zal elke invuller van het formulier vragen moeten beantwoorden die op die uitzondering betrekking hebben. Voor de meesten zullen die vragen irrelevant zijn, maar ze dragen wel bij aan de complexiteit van het formulier.

Een probleem dat niet moet worden onderschat is dat veel schrijvende ambtenaren met een specifieke, niet-talige expertise onder tijdsdruk werken in een omgeving waarbij ze al van verschillende applicaties gebruikmaken. Zelfs wie gemotiveerd is om bijzondere aandacht aan begrijpelijke taal te besteden, zal dit als een extra belasting ervaren. Om duurzame aandacht voor klare taal vanzelfsprekend te laten worden, is het nodig dat de hele organisatie daarvoor kiest en ook zorgt voor de prikkels die de aandacht van afzonderlijke medewerkers erop gericht houdt. Het evalueren van het taalgebruik in functioneringsgesprekken kan een effectieve methode zijn. Leidinggevenden zouden ook af moeten afdwingen dat álle teksten, ook interne, in begrijpelijke taal zijn gesteld.

Plannen Taalunie

Als afsluiting van het symposium somde Linde van den Bosch op wat de Taalunie zal gaan doen. Allereerst inventariseren. Talloze instanties en diensten hebben zelf hulpmiddelen, handboeken en modellen ontwikkeld. Inventariseren van wat er al is, is een eerste stap om te voorkomen dat we ons zetten aan het uitvinden van een wiel dat elders al draait. Een volgende stap is het zoeken naar een effectieve manier om ambtenaren te motiveren om zulke hulpmiddelen ook te gebruiken. De gebruikersstatistieken van taaladvies.net en woordenlijst.org tonen aan dat de Taalunie met deze voorzieningen een groot en steeds groeiend aantal gebruikers weet te bedienen.

En de Taalunie zal samenwerken. Begrijpelijk taalgebruik in overheidsteksten omvat meer dan taal alleen. De deskundigheid van de Taalunie ligt op het terrein van de taal, maar voor een goede tekst is ook inhoudelijke en vaak juridische deskundigheid nodig en voor formulieren ook kennis van vormgeving.
De Taalunie kan ook zorgen voor samenwerking tussen overheden onderling, in het bijzonder natuurlijk tussen Nederland, Vlaanderen en Suriname. De Taalunie zal het gebruik van nieuwe media bij het ontwerpen en invullen van formulieren stimuleren, in het bijzonder het internet, maar zonder uit het oog te verliezen dat er groepen in de samenleving zijn die daar geen toegang toe hebben.

Uit een enquête die de Taalunie in 2008 uitvoerde onder ambtenaren bleek dat 75% van alle ondervraagden antwoordde graag tot zeer graag te schrijven voor publiek. Dat percentage was onder oudere en jongere, Vlaamse, Nederlandse en Surinaamse, vrouwelijke en mannelijke ambtenaren even hoog. Dat geeft het vertrouwen dat inspanningen om ambtenaren te ondersteunen bij hun schrijftaken, in vruchtbare aarde zullen vallen.

Meer weten? Of zin om mee te werken? Stuur een mailtje naar info@taalunie.org en vermeld in het onderwerpsveld "Overheid en burger". Wij nemen dan contact met u op.

Nieuwsarchief


2017: 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2016: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2015: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2014: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2013: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2012: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2011: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2010: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2009: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2008: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2007: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2006: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2005: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2004: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2003: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2002: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
2001: 12 | 11 | 10 | 9 | 8 | 6 | 5 | 4 | 3
2000: 10 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1
0: 0