Doorzoek alle bundels

Zoek in de bundels:
Uitgebreid zoeken »

Bundel 15 | Vijftiende conferentie Het Schoolvak Nederlands (2002)

Bijdrage: Rewriting: techniek en feedback (Hugo de Jonghe)
Download deze bijdrage in PDF-formaat »

KORT EN KERNACHTIG RAPPORTEREN = REDUCEREN TOT ÉÉN A4'TJE

Femke Simonis

"Het rapport is rooskleurig genoeg, maar kan het niet op één A4'tje?" Een vraag van een baas met weinig tijd. Kunt u "ja" antwoorden op die vraag? In de praktijk krijgt u een rapport natuurlijk niet samengeperst op één pagina, maar wel de essentie ervan. Vraagt u zich dus in de eerste plaats af wat het doel is van het rapport, met andere woorden wat u ermee wilt bereiken: een advies geven, een oplossing bieden voor een probleem, een beleid (bij)sturen, een conclusie formuleren bij een onderzoek, een overzicht geven van de verkoopcijfers...

Aan veel rapporteurs wordt een advies gevraagd. Daarom bespreek ik hieronder vooral die rapportsoort: de adviesnota.

De adviesnota, in de vakliteratuur ook wel adviesnotitie genoemd, bevat een kort advies met (meestal) langere bijlagen om de nota te kunnen interpreteren. Daarom moeten de bijlagen duidelijke en overzichtelijk gepresenteerde informatie bevatten, waarnaar u in de nota verwijst. Voordat u aan het rapport begint, stelt u zich een aantal vragen, de zgn. vijf W's en twee H's.

Voorbereiding met de vijf W's en de twee H's

Het gaat hier om de vragen WIE (voor wie is de nota bestemd, wie is de opdrachtgever, wie zijn de te ondervragen personen, enz.), WAT (aanleiding tot en onderwerp van de nota), WAAROM (doel en nut van de nota), WAAR (plaats van handeling, uitvoering, onderzoek...), WANNEER (inleverdatum, te bestuderen periode...), HOE (onderzoeksmethode, opbouw rapport...), HOEVEEL (te ondervragen personen, aantal exemplaren, kosten...). Daarbij is de formulering van het doel het belangrijkst om te komen tot de essentie op één of zelfs een halve pagina.

Het doel van een adviesnota

  • Antwoord geven op een verzoek om advies over een probleem, over een onderzoek dat is verricht, over een toestand die moet veranderen, over een aanvraag, e.d.

  • Na bestudering van het verzoek: een antwoord motiveren en staven met argumenten (feiten en cijfermateriaal in de bijlagen moeten het advies ondersteunen)

Pas als het doel vaststaat, kunt u aan de nota zelf beginnen en aandacht besteden aan inhoud en structuur. Is het doel onduidelijk, dan is verder overleg nodig met de opdrachtgever, net zolang tot het doel duidelijk geformuleerd is.

Kort en kernachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje - Femke Simonis 219