Doorzoek alle bundels

Zoek in de bundels:
Uitgebreid zoeken »

Bundel 15 | Vijftiende conferentie Het Schoolvak Nederlands (2002)

Bijdrage: Kort en krachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje (Femke Simonis)
Download deze bijdrage in PDF-formaat »

De structuur en de onderdelen

  1. Voorblad met praktische gegevens en de essentie van het advies.

  2. De nota zelf: inleiding/situering, middenstuk en conclusie.

  3. Bijlagen.

1 Het voorblad

Dit blad bevat op de bovenste helft de volgende informatie: adressering, datum, afzender (met auteur en contactgegevens), onderwerp van de nota (= kernachtige titel die de inhoud duidelijk weergeeft), bijlagen (aantal + vermelding van het type bijlage).

Eventuele bijkomende informatie, afhankelijk van het doel van de adviesnota:

  •  De doelgroep, als er een groep personen om het advies heeft gevraagd

  •  Het doel van de nota: ter informatie, bespreking of beslissing

De verspreiding: personen die een exemplaar van de nota moeten ontvangen Kopie aan: personen die niet tot de doelgroep behoren, maar ook geïnformeerd moeten worden over de inhoud van de nota.

Opmerking

Lang niet alle adviesnota's bevatten een titelblad. Sommige worden gewoon op het briefpapier van de organisatie geschreven en lijken qua structuur dus helemaal op een brief, met briefhoofd, adressering, datum, onderwerp, tekst nota, slotformule en ondertekening.

Het verschil met een echte brief is, dat de aanspreking en ook vaak de slotformule ontbreken en dat de tekst zelf puntsgewijs en decimaal is ingedeeld.

2 De tekst van de adviesnota

Om de lezer snel te informeren staat het advies kort samengevat bovenaan, liefst in een duidelijk kadertje, met het advies in vetdruk. Nog duidelijker komt het advies tot uiting, als u het op de onderste helft van het voorblad zet (zie voorbeeld Industrie: bijlage 2). En als doorleesstimulus kunt u in de samenvatting verwijzen naar de plaats waar de lezer meer gedetailleerde informatie in het rapport kan vinden (zie voorbeeld hieronder). De volgorde van de tekstonderdelen is dan ook:

a. Samenvatting en het uitgebrachte advies. Een voorbeeld:

Advies

Het blijkt op dit moment niet raadzaam voor Briggs om als nieuwe bevoorrader van trichloorethyleen de markt te betreden.

De redenen hiervoor zijn:

1 Het binnenlands verbruik zal in de komende vijfjaar de verwerkingscapaciteit van de huidige installaties niet overstijgen (zie p. 3)

2 Recente prijsverlagingen bij alle binnenlandse producenten van trichloorethyleen hebben een erg lage winstmarge tot gevolg (zie p. 5).

220 Kort en kernachtig rapporteren = reduceren tot één A4'tje - Femke Simonis