Projectuitvoering
Hier vinden projectuitvoerders informatie die nodig en nuttig is tijdens het verloop van een STEVIN-project.
algemene informatie
Eenmaal een ingediend voorstel positief werd geëvalueerd, doorloopt het betreffende project verschillende stadia vooraleer het finaal wordt afgerond en de laatste financieringsschijf wordt uitbetaald. Een schematische voorstelling met uitleg over het verloop van deze deelprocessen is beschikbaar. De hoofdpunten en enkele praktische afspraken werden in een presentatie samengebracht. Verder kan het nuttig zijn even de STEVIN-regelgeving te consulteren.
interne websites
Elk project beschikt over een wiki-website (met beperkte toegang) waarop de voortgangsrapporten, publicaties en resultaten moeten terechtkomen. Het TST-bestuur, de programmacommissie en het programmabureau hebben toegang tot deze wikis. Een projectleider plaatst:
- een voortgangsverslag in de map "voortgangsverslagen" en vult de betreffende tabel in de projectpagina aan.
- een afgewerkte deliverable in de map "deliverables" en vult de betreffende tabel in de projectpagina aan.
- een publicatie in de map "publications" en vult de betreffende lijst op de projectpagina aan (m.i.v. de correcte en volledige referentie).
model consortiumagreement
Een model van consortiumagreement kan hier afgehaald worden. Een belangrijk onderdeel van een dergelijke overeenkomst regelt hoe de projectpartners elkaars materiaal mogen gebruiken tijdens de duur van het project. Eenmaal het project ten einde geldt de IPR-overeenkomst (zie verder). Het is dus van groot belang dat partners een duidelijk onderscheid maken tussen resultaten die gezamelijk tijdens het project geproduceerd (= "voorgrond") worden en materiaal waarover partners reeds beschikken voor het project van start gaat (= "achtergrond").
model committeringsbrief
Ter illustratie worden twee committeringsbrieven beschikbaar gesteld die na aanvaarding van een projectvoorstel naar een projectleider gestuurd wordt. Het gaat om een voorbeeld van:
model IPR-contracten
Door de STEVIN IPR-werkgroep werd een aantal modelcontracten uitgewerkt die de overdracht van IPR tussen verschillende partijen regelen. Deze modellen zijn het resultaat van een uitgebreide denkoefening waarbij een brede toepasbaarheid van de modellen werd nagestreefd. Evenwel, het is onmogelijk alle situaties die zich kunnen aanbieden te voorzien. Vandaar dat elke consortium de modelcontracten moet zelf toetsen aan de eigen situatie, en indien nodig, in afstemming met de Taalunie en in samenwerking met de juridische experten van de TST-Centrale het modelcontract kan aanpassen. Merk op dat open source mogelijk is binnen STEVIN - de subsidieregeling werd daarvoor aangepast. Een begeleidende brief geeft aan waarop gelet wordt bij het beoordelen van de aanvraag van een consortium om het open source model te hanteren.
De doelstellingen van de STEVIN-IPR-regeling worden uitgelegd in een brief, waarbij een folder hoort die kort de IPR-problematiek schetst en de verschillende mogelijks betrokken partijen op een rijtje zet. Een presentatie geeft de hoofdlijnen nog eens kernachtig weer. Een overzicht met aanvullingen (o.a. met de prijzenpolitiek en de nieuwe corpus-licentie) is eveneens beschikbaar. Hieronder kunt u de verschillende modelcontracten vinden.
- model A: voor een eindgebruiker onderzoek
- model B1: voor een eindgebruiker derivaat binnen een specifiek project eindgebruiker onderzoek
- model B2: voor een eindgebruiker derivaat voor een specifiek product
- model C1: voor een leverancier van data aan de Taalunie
- model C2: voor een leverancier van data aan een project en de Taalunie
- model D: voor de overdracht van projectresultaten aan de Taalunie
- een corpus-kortlicentie (of kortweg C-licentie): voor de overdracht van teksten en spraakopnames voor gebruik binnen een corpus.
ter beschikkingstelling van tussentijdse resultaten
Na overleg heeft de TST-Centrale besloten ook de beschikbaarstelling van tussenresultaten of tussenreleases van STEVIN-projecten op zich te willen nemen. Voorheen verzorgden STEVIN-projecten de beschikbaarstelling (de distributie) zelf. De TST-Centrale zorgde voor tussenresultatenlicenties en de administratieve afhandeling daarvan.Neem via de servicedesk@inl.nl contact op met de TST-Centrale als u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken.
- STEVIN en dataleveranciers
Het regelen van IPR is lastig, het winnen en vasthouden van het vertrouwen van dataleveranciers zo mogelijk nog lastiger. Precies daarom verbinden we tussenresultatenlicenties aan STEVIN-tussenresultaten, vooral wat betreft de voorgrondresultaten die worden overgedragen aan de Taalunie. In deze licenties staan dezelfde voorwaarden als in de reguliere niet-commerciele gebruikerslicenties voor taalmaterialen. Waar nodig worden deze aangepast aan specifieke afspraken met dataleveranciers. Op deze manier zorgen we er als STEVIN, Taalunie en TST-Centrale voor dat afspraken met onze leveranciers nagekomen worden, waardoor we het gewonnen vertrouwen bij die leveranciers vasthouden. We zouden het vertrouwen van deze leveranciers verliezen als tussenresultaten tegen de afspraken in onvoorwaardelijk publiek beschikbaar worden gesteld. - Tussenresultaten en winstoogmerk
Een van de doelen van STEVIN is het versterken van de band tussen academia en bedrijfsleven. Aan STEVIN doen veel bedrijven mee, dus die banden koesteren we. Tussenresultaten worden daarom in principe niet beschikbaar gesteld voor gebruik (door organisaties) met winstoogmerk. Wanneer we dat wel zouden doen, dan zou het voor bedrijven minder voordelen bieden om aan STEVIN-projecten mee te doen. Nu heeft men in ieder geval twee "concurrentievoordelen": kennisopbouw tijdens het project en het recht op het gebruik (voor onderzoeksdoeleinden) van de resultaten. Als concurrenten al tijdens het project tussenresultaten kunnen verkrijgen gaan beide voordelen verloren. Ook is het beschikbaar stellen voor gebruik met winstoogmerk van sommige data expliciet verboden in overeenkomsten met dataleveranciers.
Neem via de servicedesk@inl.nl contact op met een medewerker van de TST-Centrale als er hierover vragen zijn.
model zes-maandelijks voortgangsrapport en eindrapport
Voor het opstellen van uw toekomstige voortgangsverslagen en eindrapport wordt u verzocht de standaardindeling te hanteren (cf. sjablonen). Het voortgangsverslag wordt door de projectleider zelf het voortgangsrapport op de interne STEVIN wiki-site te plaatsen. In deze verslagen dient u de publicatiegegevens van het project op te geven in de samenvatting, waarbij u verzocht wordt per publicatie aan te geven of deze alleen op de interne of ook op de externe STEVIN-website geplaatst zal worden.
publicaties
In iedere publicatie dient u melding te maken van de steunverlening vanuit het STEVIN-programma met gebruik van de onderstaande Nederlandse of Engelse standaard formulering:- Het ******* project maakt deel uit van het STEVIN-programma dat wordt gefinancierd door de Nederlandse en Vlaamse overheden (http://www.stevin-tst.org)
- The ******* project is carried out within the STEVIN programme which is funded by the Dutch and Flemish Governments (http://www.stevin-tst.org)
U wordt geacht op de geschikte interne (wiki) website van het STEVIN-programma (zie hoger) zelf de aan uw STEVIN-project gerelateerde publicaties te plaatsen.
presentaties
Het logo moet op de aangegeven plaats en onder ongewijzigde vorm, kleur en grootte op elke pagina van een presentatie te zien zijn. Verder kan de huisstijl van elke instelling kan behouden worden. Indien de huisstijl niet compatibel is met het STEVIN-logo (bv. er staat al in iets in de rechterbenedenhoek of er is geen plaats genoeg of de kleuren contrasteren niet genoeg of ...), dan laten we het aan de eigen creativiteit over van de betrokkene om het STEVIN-logo een equivalent plaatsje te geven of passend wijze wat te veranderen zolang als de wijziging consistent blijft met het oorspronkelijke logo (bv. het Taalunie-gedeelte heeft geen andere kleur, font, ... als het STEVIN -gedeelte).
- MS Powerpoint sjabloon (.pot bestand)
- Taalunie STEVIN logo (.tif bestand, 242 Kbytes)
- Taalunie STEVIN logo (.eps bestand, 607 Kbytes)
andere disseminatievormen
Ook de projectwebsite, een aankondiging van een evenement, een folder ter promotie enz. dient duidelijk aan te geven dat het project financieel mogelijk gemaakt wordt dankzij het gezamenlijke Vlaamse-Nederlandse STEVIN-programma, waarbij naar de STEVIN website (www.stevin-tst.org) verwezen wordt en het STEVIN-logo goed zichtbaar is. Dit geldt voor alle types van ondersteuning en projecten.
BTW-regeling
BTW kan binnen STEVIN gerecupereerd worden, waarbij een verschil bestaat tussen Vlaanderen en Nederland. Soms leidt dit tot onduidelijkheden of verwarring n.a.v. committeringsbrieven, stortingen of kostenafrekeningen. De BTW-regeling legt uit hoe de vork in de steel zit .
acceptatiecriteria leverbaarheden
Deze zijn momenteel nog in voorbereiding.
vraagbaak
V: "U dient een goedgekeurde jaarrekening van het laatst afgesloten boekjaar als bijlage II bij dit formulier te voegen. " Geldt dit ook voor een hogeschool of universiteit ?
A: Neen. Dit is niet nodig voor onderwijsinstellingen.
23 september 2011