Instellingsbesluit ten behoeve van de Commissie Terminologie (CoTerm)
Periode 2008-2012De algemeen secretaris van de Nederlandse Taalunie besluit, gelet op het Verdrag van 9 september 1980 inzake de Nederlandse Taalunie, vooral op de bepalingen genoemd in artikel 4, lid c, d en f en artikel 5, lid c en e tot de instelling van een Commissie Terminologie (CoTerm)
Artikel 1 - Instelling
In 1999 heeft het Comité van Ministers ingestemd met de plannen voor het instellen van een overlegorgaan op het terrein van het terminologiebeleid. Met het oog op de nieuwe beleidsperiode 2008-2012 stelt de algemeen secretaris van de Nederlandse Taalunie hierbij opnieuw een Commissie Terminologie (CoTerm) in.
Artikel 2 - Doel
De commissie heeft tot taak de beleidsorganen van de Nederlandse Taalunie te adviseren over het te voeren terminologiebeleid binnen het meerjarige beleidskader van de Taalunie, en in dat kader projecten te formuleren en uit te voeren of te doen uitvoeren en op de uitvoering hiervan toe te zien. In de commissie wordt uitwisseling tussen deskundigen bevorderd.
Artikel 3 - Taken
De commissie heeft de volgende taken:
adviseren:- het Algemeen Secretariaat en de overige organen van de Nederlandse Taalunie gevraagd en ongevraagd te adviseren over alle aangelegenheden die het terminologiebeleid betreffen, in het bijzonder over:
- de gewenste samenhang en synergie tussen het terminologiebeleid en het algemene taalbeleid van de Nederlandse Taalunie;
- de plaats en functie van terminologiebestanden in het aanbod aan digitale bronnen en materialen zoals beschikbaar gesteld door de TST-centrale van de Taalunie en andere aanbieders,
- de plaats en functie van terminologie in het ontwikkelen van voorzieningen voor bijzondere doelgroepen en categorieën van taalgebruikers, vooral betreffende toepassingen die gebruik maken van taal- en spraaktechnologie;
- het bevorderen en ondersteunen van de uitbouw en het onderhoud van NedTerm, de informatie- en documentatievoorziening voor terminografie en Nederlandstalige terminologie;
- het (doen) ontwikkelen en beschikbaar stellen van hulpmiddelen die het terminologiewerk in het taalgebied faciliteren en erop toe zien dat die hulpmiddelen beantwoorden aan de modernste terminografische inzichten en normen;
- het verzamelen en beschikbaar stellen van terminologische collecties van of met het Nederlands, het aanleggen van een- of meertalige corpora met teksten van vakdomeinen, in principe in samenspraak met de TST-centrale van de Nederlandse Taalunie en andere aanbieders van digitale taalmaterialen, als basis voor (a) de beschrijving van vakwoorden in woordenboeken en andere lexicografische voorzieningen, (b) de ontwikkeling van termenbanken voor vertalers, (c) de ontwikkeling en uitbouw van vertaalgeheugens en voorzieningen voor automatisch vertalen en (d) de beschrijving, ontsluiting en vergelijking van Nederlandstalige terminologie in Nederland en België, onder meer in het perspectief van normalisatie en standaardisatie. Het domein van de overheidsterminologie is in de bovenstaande taakomschrijving de eerste prioriteit;
- ondersteunen van en overleggen met organisaties uit het veld, in het bijzonder met verenigingen van terminologen, vertalers en andere (belangen)groepen die terminologische behoeften hebben;
- bijdragen aan de totstandkoming en verspreiding van terminografische standaarden en normen voor opbouw, beheer en exploitatie van databanken, corpora e.d. in samenwerking met de verantwoordelijke actoren in andere landen en met de geëigende internationale gremia;
- vertegenwoordigen of doen vertegenwoordigen van het Nederlandse taalgebied in belangrijke internationale en Europese overlegorganen en netwerken op het terrein van terminologiebeleid;
- zorgen voor de integratie van terminologievoorzieningen in andere talige voorzieningen zoals algemene woordenboeken, vertaalvoorzieningen, taal- en spraaktechnologie e.d.;
- bewaken van de aanwezigheid en kwaliteit van Nederlandstalige terminologie in internationale meertalige voorzieningen zoals IATE;
- bevorderen van terminologienormalisatie en -standaardisatie binnen het Nederlandse taalgebied, en van het gebruik van genormaliseerde terminologie, in nauwe samenwerking met de normalisatie-instituten van Nederland en België.
Om deze taken te vervullen stelt de Commissie in het eerste halfjaar van haar instellingsperiode een meerjarig beleidsplan vast volgens de bepalingen in artikel 6.2 van dit besluit.
De commissie kan voor de uitvoering van acties en projecten een beroep doen op de ondersteuning van het Steunpunt Nederlandstalige Terminologie. Hierover moet ze met het Steunpunt Nederlandstalige Terminologie overleggen. Het Steunpunt heeft bovendien een adviserende, signalerende en reflecterende functie ten aanzien van het beleid en de visie van de commissie.
De commissie kan ingaan op adviesvragen van alle organen van de Nederlandse Taalunie, i.e. het Comité van Ministers, de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren, de Interparlementaire Commissie en het Algemeen Secretariaat. Adviezen gevraagd door of bedoeld voor het Comité van Ministers zullen het Comité bereiken via de Raad voor de Nederlandse Taal en Letteren, het verdragsrechtelijke adviesorgaan van de Taalunie. De Raad kan bij het advies desgewenst een eigen advies formuleren. Adviezen gevraagd door of bedoeld voor andere instanties dan het Comité van Ministers worden rechtstreeks aan de betrokken instantie bezorgd, met een kopie aan het Algemeen Secretariaat van de Taalunie. De adviezen van de commissie zijn niet bindend.
Artikel 4 - Termijn
Deze beschikking treedt in werking op de datum van ondertekening door de algemeen secretaris en vervalt op 31 december 2012. De beslissing over een nieuwe instellingsperiode is afhankelijk van de uitkomst van een evaluatie, beschreven in artikel 8. Onder meer op basis van die evaluatie zal de algemeen secretaris van de Nederlandse Taalunie, eventueel na overleg met het Comité van Ministers, beslissen over een nieuwe instellingstermijn.
Artikel 5 - Samenstelling
De commissie bestaat uit mensen die werkzaam zijn in een of meer van de uiteenlopende terreinen die van belang zijn voor het terminologiebeleid, o.a. vertegenwoordigers van vakdomeinen, vertalers, terminologieopleidingen, terminologisch onderzoek e.d. Omdat in het Taaluniebeleid de gebruikers centraal staan, kunnen ook zij naast specialisten, in de commissie vertegenwoordigd zijn.
5.1 LedenDe leden worden op persoonlijke titel aangezocht vanwege hun deskundigheid op een bepaald terrein en hun positie in het veld. Zij vertegenwoordigen geen organisatie. Ze werken zonder last of ruggespraak. Zij kunnen zich niet laten vervangen.
In de commissie hebben maximaal 8 leden zitting. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige samenstelling (delen van het taalgebied, man/vrouw). Zo mogelijk zal op afstand (via e-mail/internet) een contactpersoon of lid uit Suriname bij de werkzaamheden worden betrokken.
De algemeen secretaris van de Nederlandse Taalunie stelt de leden aan. Zij ontvangen een aanstellingsbrief ter bekrachtiging van hun benoeming. Leden hebben in principe gedurende de hele mandaatsperiode zitting in de commissie en zijn herbenoembaar.
Het lidmaatschap eindigt in geval van overlijden of langdurige onbeschikbaarheid van het desbetreffende lid, opzegging of ontslag. De algemeen secretaris kan aan leden die meer dan twee keer na elkaar afwezig zijn, ontslag verlenen en hen al dan niet vervangen. De voorzitter van de commissie zal daarbij steeds om advies gevraagd worden. Leden kunnen op eigen verzoek ontslagen worden. Ook wordt ontslag verleend in geval van opheffing van de commissie.
Vervangende leden worden aangesteld door de algemeen secretaris op voordracht van de commissie.
5.2 Voorzitter en ondervoorzitterDe commissie zoekt onder haar leden een kandidaat-voorzitter en -ondervoorzitter en draagt die aan de algemeen secretaris voor. De algemeen secretaris stelt de voorzitter en ondervoorzitter aan. Hun voornaamste taken betreffen de vergaderorde en het begeleiden van besluiten of adviezen. Voorzitter en ondervoorzitter behoren bij voorkeur niet tot hetzelfde deel van het taalgebied.
5.3 Secretaris en waarnemersDe commissie wordt bijgestaan door een waarnemer met raadgevende stem namens het Algemeen Secretariaat en heeft een ambtelijk secretaris. De secretaris is een medewerker van het Algemeen Secretariaat van de Nederlandse Taalunie. De functies van waarnemer en secretaris kunnen eventueel door één medewerker van het Algemeen Secretariaat worden vervuld. De secretaris verzorgt de communicatie tussen de commissie en de overige organen van de Taalunie. Het Algemeen Secretariaat fungeert als vast postadres van de commissie. De secretaris maakt de ontwerpnotulen van de vergaderingen, die vervolgens door de commissie worden vastgesteld.
Ook een vertegenwoordiger van het Steunpunt Nederlandstalige Terminologie woont de vergaderingen van de commissie als raadgever bij. De Commissie zal bovendien van tijd tot tijd een raadgever namens de TST-centrale van de Taalunie uitnodigen, teneinde afspraken te maken over opslag en beschikbaarstelling van terminologische collecties en vaktaalcorpora.
Artikel 6 - Werkwijze
6.1. VergaderfrequentieDe commissie vergadert minimaal twee maal per jaar plenair.
6.2. Beleidsplan en rapportageDe commissie stelt voor de periode 2008-2012 een meerjarig beleidsplan vast en legt het plan ter goedkeuring voor aan de algemeen secretaris van de Nederlandse Taalunie. Het plan zal een financiële indicatie bevatten voor de verschillende voorgestelde acties en projecten, rekening houdend met de meerjarige begroting van de Taalunie voor de periode 2008-2012. Het beleidsplan zal de basis vormen voor de jaarplanning die in de jaarlijkse actieplannen van de Taalunie ten aanzien van terminologie wordt opgenomen. De commissie bezorgt de algemeen secretaris jaarlijks een verslag van zijn werkzaamheden.
6.3. BesluitvormingBesluiten worden genomen bij absolute meerderheid van de leden in een vergadering. Om besluiten te kunnen nemen, dient minimaal 2/3 van het aantal leden aanwezig te zijn. Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Een lid dat blanco stemt, wordt geacht aan de stemming te hebben deelgenomen. Een blanco stem wordt, bij de bepaling of een besluit met de vereiste meerderheid is genomen, als niet uitgebracht beschouwd.
6.4. Ad hoc werkgroepen en uitvoering plannenVoor de concrete uitvoering van het beleidsplan van de commissie en/of het uitwerken van adviezen kunnen werkgroepen ingesteld worden. Hierbij kunnen eventueel externe deskundigen worden betrokken. Zij wonen de vergaderingen bij met raadgevende stem. Als er wordt besloten om aan een bepaald onderwerp aandacht te besteden, werkt een werkgroep hieromtrent een voorstel uit. Dit voorstel wordt besproken op de plenaire vergadering van de commissie en gaat na vaststelling naar het Algemeen Secretariaat. De bevoegdheid om projectvoorstellen te honoreren, berust bij de algemeen secretaris. Die verbindt er zich toe zijn/haar besluit ten aanzien van projectenvoorstellen aan de commissie toe te lichten. Het Algemeen Secretariaat neemt in principe de praktische uitvoering van goedgekeurde projecten op zich, tenzij hierover afwijkende afspraken worden gemaakt.
6.5. VacatieregelingDe voorzitter, ondervoorzitter en leden krijgen desgewenst voor het bijwonen van de officiële vergaderingen vacatiegeld, conform de daarvoor binnen de Nederlandse Taalunie geldende richtlijnen. Als zij daarom vragen kan het vacatiegeld geheel of gedeeltelijk worden overgemaakt aan hun werkgever. De Taalunie doet elk jaar mededeling van de uitgekeerde vacatiegelden aan de bevoegde belastingsdiensten. De reiskosten worden vergoed volgens de bij de Nederlandse Taalunie geldende regeling. Voor de betaling van vacatie- en reiskostenvergoeding dienen leden jaarlijks een declaratieformulier in, ter controle van de persoonlijke gegevens.
Interne en externe leden van ad hoc werkgroepen kunnen voor de officiële werkgroepbijeenkomsten een beroep doen op de vacatie- en reiskostenregeling onder dezelfde voorwaarden als gelden voor de commissie zelf. De kosten voor het inschakelen van externe deskundigheid zijn voor rekening van de Nederlandse Taalunie.
Artikel 7 - Archief
Het archief van de commissie wordt bijgehouden door de Nederlandse Taalunie, met inachtneming van de bepalingen in de Archiefregeling Nederlandse Taalunie.
Artikel 8 - Evaluatieprocedure
Tijdens de instellingsperiode zal de commissie ten minste één zelfevaluatie uitvoeren ten behoeve van de algemeen secretaris. Deze zelfevaluatie wordt opgezet aan de hand van criteria opgesteld door het Algemeen Secretariaat. Het evaluatierapport speelt een belangrijke rol bij de beslissing van de algemeen secretaris om de instelling van de commissie al dan niet te vernieuwen.
Artikel 9 - Kennisgeving en bekendmaking
Dit instellingbesluit wordt gepubliceerd op www.taalunieversum.org. Een afschrift wordt gezonden aan de voorzitters van de organen van de Nederlandse Taalunie, aan het Steunpunt Nederlandstalige Terminologie en aan het bestuur van de TST-centrale van de Nederlandse Taalunie.
Wegwijzer – Colofon – Contact – Vrijwaring – Opmerkingen en reacties
