Ons werk is nuttig, zelfs als maar één document op honderd er beter door wordt
De Tijd - augustus 1996 - Wie heeft zich nog niet geërgerd aan die ellenlange officiële formulieren waarin voor de zoveelste keer in een onbegrijpelijk jargon naar uw gezinssamenstelling of sociaal statuut geïnformeerd wordt? Alle delen van vadertje staat lijken wel door die ambtelijke ziekte aangetast. Alle delen? Neen, aan de Voorlopig Bewindstraat in Brussel biedt een kleine afdeling dapper weerwerk. Tien jaar geleden was bijna niemand zich bewust van het probleem. Administratieve taal was wat ze was en de mensen moesten zich maar redden. Nu begrijpen heel wat ambtenaren dat er iets moet veranderen. Welkom bij het Adviesbureau voor de Leesbaarheid van Overheidsdocumenten.
"De aandacht van de werkgevers die, voor de maanden waarin zij tegelijkertijd vijf of meer werknemers tewerkstellen, ertoe gehouden zijn voorschotten te betalen, wordt erop gevestigd dat ingevolgde een koninklijk besluit van 24 september 1992, het voorschot op de bijdrage van het vierde kwartaal 1992 dat moet worden betaald uiterlijk op 4 november en 5 december 1992, in afwijking van de algemene regel, gelijk is aan 30 procent der bedragen voor het tweede kwartaal 1992." Michel Leys leest de zin met smaak voor uit de gids Technieken voor een leesbare ambtelijke taal. Een typische fout.
Meest gemaakte fouten
Uit leesbaarheidsonderzoek blijkt dat een gemiddelde zin in een tekst best niet meer dan 17 woorden bevat. In ambtelijke teksten klimt men al snel tot 60 woorden per zin. Steek daar dan nog wat jargon in, en je krijgt een fraaie cocktail. Voor de vuist weg somt Leys de meest voorkomende gebreken in overheidsdocumenten op: te lange zinnen, te veel abstracte begrippen, een structuur die gewoon ontbreekt of minstens hiaten vertoont, overbodige informatie die telkens opnieuw wordt gevraagd, te veel passieve constructies, te weinig aandacht voor wat de burger eigenlijk nodig heeft.
Opleidingsinstituut van de Federale Overheid
Naast diensthoofd Leys zitten ook nog zijn collegas Lyn Van drepol en Claudia Hereman aan tafel in het krappe kantoortje van het OFO-gebouw aan de Voorlopig Bewindstraat. OFO staat voor het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid, waarvan het Adviesbureau voor de Leesbaarheid van Overheidsdocumenten een schakeltje vormt. Feitelijk houden Leys en zijn zeven collegas zich vooral bezig met het geven van taalcursussen. Maar geregeld zetten ze een ander petje op en buigen ze zich over documenten die andere overheidsdiensten aan hun strenge maar rechtvaardige oordeel onderwerpen.
Teksten verbeteren, lesgeven en administratie
We geven les in vier talen: Nederlands, Frans, Engels en Duits. Dat blijft veruit onze belangrijkste opdracht. Zelf zijn we van opleiding allemaal filologen (taal- en letterkundigen). Maar we weten wel wat de administratie is, want we zijn zelf ambtenaren. Een goede helft van ons heeft eerder in één of ander ministerie gewerkt. Lang genoeg om sommige misvormingen van dichtbij te kunnen beleven, maar niet lang genoeg om er aan ten onder te gaan. We zijn er net op tijd uitgeraakt.
1992: kritiek op onduidelijkheid
Vandrepol: Als adviesbureau zijn we pas sinds 1992 actief. Tobback, die op dat moment minister van Ambtenarenzaken was, vaardigde toen zijn Handvest voor de verbruiker uit. Een van de vaststellingen was toen dat de burger heel wat kritiek had op de onduidelijkheid van de overheidsteksten.
Bescheiden advies
Het adviesbureau zou iets aan die onduidelijkheid moeten doen, maar moet het wel met bescheiden middelen stellen. Een dienst is nooit verplicht om een document voor te leggen. Het gaat om een volledig vrijwillige beslissing. En in de huidige omstandigheden is dat maar best, zo zeggen de mensen van het bureau. We zijn hier met acht personeelsleden die slechts een deel van hun tijd aan dat werk kunnen besteden. En het werk aan zo'n tekst mag niet onderschat worden. Je bent daar toch al snel 20 halve dagen mee bezig. Veel hangt natuurlijk af van de aard van het document. Het bekijken van een korte doorlopende tekst is veel eenvoudiger dan het behandelen van lange formulieren. Het is ook geen kwestie van het simpel aanpassen van een paar woorden. De hele structuur komt aan bod. We vragen ons af: wat staat erin? Heeft de lezer dat nodig? Onbreekt er niets? Soms botsen we inderdaad op documenten of passages waarvan we echt niet begrijpen waarover ze gaan. Daarom is het belangrijk dat we altijd met de betrokken dienst samenwerken. We nodigen die personen uit om over onze adviezen te komen praten. Zij kunnen ons dan meer uitleg geven over de bedoelingen van het document. Wij herschrijven ook de teksten niet. We geven adviezen hoe de tekst best aangepast wordt. Het herschrijven moeten ze uiteindelijk zelf doen.
Pedagogisch leren
Dat laatste is geen kwestie van luiheid maar een bewuste pedagogische keuze, zo wordt ons duidelijk gemaakt. Voor de mensen zou dat natuurlijk gemakkelijk zijn. Ze trekken even naar het adviesbureau en ze krijgen een kant-en-klare tekst terugbezorgd. Maar dan is er van sensibilisering geen sprake geweest. Het ideaal is dat er wordt nagedacht over de leesbaarheid van een tekst alvorens die wordt opgesteld. Eenmaal die er is, wordt het veel moeilijker om bij te sturen.
Evenwicht
Daarbij blijven Leys en zijn mensen wel realist. Het is ons niet alleen om leesbaarheid te doen. Wat wij voorstellen moet ook haalbaar voor de dienst zijn. Je moet een evenwicht vinden tussen de verbruiker en de ambtenaar.
Klanten
Maar hoe vaak wordt nu van de diensten van het bureau gebruik gemaakt? Leys aarzelt even. Niet erg veel. Collega Hereman valt bij: Vorig jaar kregen we een 25-tal documenten. Maar er zijn al jaren geweest dat het er 40 waren. Laten we een gemiddelde nemen van een dertigtal per jaar. Daarbij komen wel de documenten van de eigen dienst, die we altijd nakijken.
Persoonsgebonden
In beginsel kan elke federale overheidsdienst bij het bureau aankloppen. Van echt vaste klanten is geen sprake, zo zeggen de adviseurs. We houden daarover geen statistieken bij. Maar we hebben de sterke indruk dat de beslissing om al dan niet op onze diensten beroep te doen zeer persoonsgebonden is. Het hangt vooral af van de directe chef. Het valt wel op dat een aantal parastatalen (semi-overheidsinstellingen) nogal frequent gebruik maakt van onze diensten. Vaak komen die ook het meest in aanraking met het publiek. De gemiddelde burger komt niet zo vaak in contact met het ministerie van Justitie, maar bijna iedereen krijgt wel vakantiegeld.
Een druppel op een hete plaat
Leys: We beseffen ook wel dat ons werk een druppel op een hete plaat is, vergeleken met de enorme vloed papier die de overheid ieder jaar op de burger loslaat. We weten niet precies welk deel van de papierberg van de overheid we onder ogen krijgen, maar ik vermoed dat dit minder dan één procent is. Ons bestaan garandeert dus zeker niet dat de mensen voortaan alleen maar leesbare teksten in hun bus zullen krijgen. Iedere dienst beslist vrijwillig of hij een tekst al dan niet aan ons voorlegt. En daarna is hij nog altijd niet verplicht om met onze opmerkingen rekening te houden. Eerlijk gezegd, we hebben weinig zicht op wat er gebeurt met onze adviezen. Dat is wel eens frustrerend.
Mentaliteitswijziging mede dankzij cursussen
Maar de mensen van het adviesbureau laten zich niet zo snel ontmoedigen. We geven ook cursussen. Per jaar volgen toch wel zo'n honderd mensen onze cursus over leesbare taal. Die dragen de boodschap verder uit. En er is toch wel sprake van een mentaliteitswijziging. Tien jaar geleden was bijna niemand zich bewust van het probleem. Administratieve taal was wat ze was en de mensen moesten zich maar redden. Nu begrijpen heel wat ambtenaren dat er iets moet veranderen.
Jong geleerd
Leys: Daarnaast krijgen ook alle nieuwe ambtenaren van het niveau I een opleiding in klare taal. En dat is heel belangrijk. Vandrepol: Dat zijn jonge mensen die nog niet verziekt zijn door het ambtelijk taalgebruik. Dat rendeert echt. Iemand die al twintig jaar in het systeem meedraait, zal zijn gewoonten niet zo snel aanpassen. Het probleem is dat sommige van die personen diensthoofden zijn. Die zullen hun mensen natuurlijk niet motiveren.
Oud gedaan?
Leys (glimlachend): Maar zelfs daar bespeuren we een mentaliteitswijziging. Vroeger zouden die gewoon aan hun mensen gezegd hebben dat ze zich met dat soort zaken niet moesten bezighouden. Nu erkennen ook zulke chefs dat een klare taal en goede communicatie belangrijk zijn. Alleen doen ze er vervolgens niets aan. De taaladviseurs laten die harde kern liever met rust. Met die mensen zou de samenwerking toch niet vlot verlopen. Heeft het dan veel zin om die personen te verplichten om bij ons te komen?
Taalcoördinatoren
Heremans: Het ideaal zou zijn dat iedere dienst zijn eigen taalverantwoordelijke had. Wij kunnen onmogelijk alle documenten van alle administraties navlooien. Daarom dromen we van een coördinator per departement, die dan nauw met ons zou samenwerken. Daar is al een tijdje sprake van, maar we weten niet hoever men daarmee staat. Dat zou dan wel een persoon moeten zijn die echt gemotiveerd is en goed opgeleid, geen mens die lukraak of zelfs als straf op die plek geplaatst is.
Hoe dan ook nuttig
Leys: Soms vrezen we wel eens dat we dweilen met de kraan open. Maar toch denken we dat ons werk nuttig is. Zelfs als er maar één formulier op honderd beter wordt. En als één ambtenaar met onze hulp een beter formulier heeft kunnen opstellen, zal hij de volgende keer ook op eigen kracht tot betere resultaten komen. (kleine stilte) Dat hopen we toch.
door: Ivan BROECKMEYER
uit De Tijd, 16 augustus 1996
Wegwijzer – Colofon – Contact – Vrijwaring – Opmerkingen en reacties
